Dicas para uma boa gestão de frota de veículos

Para estar à frente no mercado, oferecer um bom serviço aliado à gestão de frota será um diferencial, tanto economicamente quanto operacionalmente falando.

Você sabe o que é e como realizar uma boa Gestão de Frotas?

É preciso que se atente a questões como: o custo geral de manutenção, os combustíveis, a depreciação dos veículos, dentre outras.

Neste artigo iremos falar sobre como aplicar boas práticas de gerenciamento de veículos para melhorar os resultados da sua empresa.

O que é Gestão de Frotas?

A gestão de frota é a administração de todos os elementos que envolvem um veículo: combustível, prevenção mecânica, vistorias constantes, controle de multas e impostos, parcelas e muitos outros.

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Com o gerenciamento é possível entender o comportamento da frota e tomar decisões estratégicas baseadas em dados. As empresas podem ter maior controle de tudo sobre a operação, desde a disponibilidade dos veículos e seus abastecimentos, até a análise da rentabilidade de cada veículo.

Geralmente todo o controle é feito através de sistemas informatizados – softwares – e dão a possibilidade de administrar seus veículos de maneira simples, efetiva e muitas vezes de forma remota.

Benefícios da Gestão de Frotas

  • Redução de custos de manutenção;
  • Melhora na qualidade do serviço ofertado;
  • Controle de localização dos veículos;
  • Controle de combustíveis;
  • Redução de acidentes;
  • Gestão da disponibilidade da frota;
  • Controle na documentação dos veículos;
  • Controle das infrações de trânsito

Como fazer a gestão de frotas?

Administrar sua frota levará mais vantagem competitiva ao seu negócio, pois, além de assegurar o acesso mais preciso aos seus gastos, também pode diminuir a chance de sofrer com problemas mecânicos.

As multas também devem ser controladas através da gestão. Tendo a posse das informações sobre o prazo de pagamento, valores, e demais fatores que envolvam as ocorrências, inclusive para recorrer.

Será importante não só o monitoramento da frota, mas também o treinamento da equipe designada para tal serviço, pois assim haverá o domínio das métricas importantes a serem acompanhadas.

Por não ser algo tão simples, preparamos uma lista com 8 dicas para uma boa Gestão de Frotas. Confira abaixo:

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1. Defina uma Política de Gestão de Frotas

O primeiro passo é a elaboração de uma Política de Gestão de Frotas, um guia com todos os processos mapeado, pois assim será possível o acompanhamento e a padronização dos processos.

Esta política de gestão de frotas deve contemplar a melhoria no que se refere ao controle operacional da própria gestão dos veículos.

Com a política firmada, a gestão passa a ser bem mais estratégica e deverá ser utilizada para estabelecer certas regras, assim, beneficiando os usuários da frota, tanto quanto a própria instituição.

É importante também ser utilizado o Benchmarking, para avaliar a concorrência e usar de seus pontos positivos e negativos para constituição ou melhoria de suas práticas.

Vale lembrar que este documento necessita de objetividade e clareza, para que todos possam ter o acesso fácil e de bom entendimento.

 

2. Controle os gastos com cada veículo

Tenha em mãos as informações do tamanho da frota, quilometragem e última revisão. Temos uma Planilha de Controle de Frotas que pode te ajudar.

Saber a média de combustível utilizada em cada um dos veículos da sua frota é importante não só para o controle financeiro, mas também para que possa acompanhar a performance do veículo. Se acontecer um aumento do consumo de combustível em certo período, por exemplo, este veículo pode estar com problemas mecânicos.

É indispensável fazer o acompanhamento dos quilômetros rodados para prever o momento das revisões periódicas e a troca dos pneus, garantindo não só a durabilidade da frota, mas a segurança dos usuários, que é o fator mais importante.

 

3. Esteja atento às especificações da sua frota

É fundamental ter a demanda bem clara e mensurada para atende-la com primazia, suprindo suas necessidades e ainda oferecendo diferenciais.

Ter os dados de quais são os equipamentos mais desejados e necessitados, como o ar-condicionado, blindagem, teto-solar, câmbio manual ou automático, dentre outros, é essencial.

Os veículos completos e blindados, por exemplo, costumam ter seu valor de aluguel mais alto, por oferecer maiores benefícios, mas nem sempre a sua locadora irá demandar automóveis com tais características.

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Trabalhar com único fabricante também pode ser mais econômico, por mais que essa estratégia influencie em clientes que não gostam de determinadas marcas.

 

4. Use softwares para gestão de frotas

Para ter a boa gestão da frota é preciso controla-la de forma precisa e, para isso, nada melhor do que ferramentas práticas.

Um software de gestão de frotas é uma excelente saída para manter sob monitoramento de todos os aspectos pertinentes aos veículos.

É possível gerenciar o combustível, a localização, as manutenções preventivas e corretivas necessárias, além de várias outras coisas.

São programas que auxiliam fortemente para analisar e tomar decisões referente à frota, por isso é tão importante, tanto estrategicamente, quanto operacionalmente.

 

5. Preste atenção aos contratos de locação

Mantenha atenção redobrada no desenvolvimento dos contratos para prestação do serviço de locação.

Fatores como valores por diária ou quilometragem rodada, período de locação, seguro dos veículos, pagamento ou isenção de taxas, além de outros, são muito importantes.

O contrato deve ser amplo, de preferência, para integrar todo o serviço, desde a documentação seguramente necessária, até a entrega das chaves, pelo locatário.

O contrato bem desenvolvido é essencial para prevenir danos financeiros à locadora.

 

6. Depreciação da frota de veículos

Os automóveis são parte do ativo imobilizado da locadora, que por sua vez, são bens tangíveis e necessários para a execução da atividade.

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A depreciação dos veículos, calcula o desgaste do bem de forma contábil e, quando administrado corretamente pode influenciar positivamente na receita da locadora.

Nesse contexto, depreciar a frota é importante para ter em mente a vida útil dos veículos, assim podendo prever e corrigir a obsolescência dos automóveis e outros fatores temporais.

A depreciação deverá valer a partir do momento em que o bem já está disponível para uso e se encerra assim que o mesmo sofre qualquer tipo de baixa, não participando mais das atividades da empresa.

Geralmente a depreciação dos automóveis varia de acordo com os mesmos, tendo o prazo de desvalorização entre 4 e 5 anos.

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A taxa de depreciação costuma variar, dependendo do tipo do veículo. Por isso, é importante ter um serviço de contabilidade para ajudar a locadora na depreciação correta.

É sempre importante que o locadora saiba calcular a desvalorização dos veículos, afinal é um dos pontos para saber quando acontecerá a renovação frota.

 

7. Renovação de Frotas

Quando o assunto é sobre a renovação da frota, as exigências não diferem muito.

Além de ter alto custo, uma frota não é nada fácil administrar, por conta de sua complexidade operacional.

Problemas podem aparecer se a locadora não estiver atenta às melhores práticas de garantir a aquisição ou até mesmo a manutenção das frotas de forma economicamente sadia.

Claramente cada locadora deverá entender, primeiramente, qual é a demanda que permeia a sua empresa, para somente depois estruturar precisamente a renovação da frota.

Alguns fatores serão imprescindíveis para a decisão aquisitiva da frota como, o local de operação e suas demandas sazonais, quais os públicos atendidos, com quais marcas fabricantes serão feitas parcerias, quais tipos de públicos serão atendidos, dentre vários outros.

Se a empresa tem o costume de realizar a manutenção preventiva, por exemplo, isso contará positivamente a favor de manter a frota atual.

Saber quais são as marcas e modelos mais procurados é essencial para entender o que oferecer aos clientes e fluir o negócio.

 

8. Tenha parcerias com fabricantes de veículos

Desenvolver parcerias com fabricantes pode torna-se um diferencial e, mesmo que isso limite o poder de escolha do cliente, dificilmente haverá falta de demanda.

É necessário ter em mente os modelos de carro mais requisitados pelos possíveis clientes, assim como os acessórios que serão disponibilizados com eles.

As parcerias com fabricantes de automóveis são capazes de reduzir os custos, principalmente quando os veículos são adquiridos em grande volume.

 

Agora que você sabe um pouco mais sobre como gerenciar sua frota de maneira adequada. Te convidamos a experimentar a nossa Planilha de Gestão de Frota.

 

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